APP: inserisci o richiedi un rimborso chilometrico
In questa guida
Se sei un dipendente, a seconda del tipo di permessi che ti ha dato l'azienda, puoi gestire in autonomia i tuoi rimborsi chilometrici oppure puoi richiederne l'approvazione, l'eliminazione o la modifica.
Se sei un amministratore o un capogruppo puoi inserire i rimborsi chilometrici per un dipendente o per te stesso, sulla base dei tuoi permessi e/o dei gruppi di cui sei responsabile.
Per inserire o richiedere un rimborso chilometrico seleziona nella homepage dell'applicazione.
Nel menu che si apre seleziona Nuovo rimborso chilometrico.
Nella schermata che ti appare compila i campi obbligatori, contrassegnati da un asterisco rosso:
→ il nominativo del Dipendente, selezionandolo tra i dipendenti inseriti nel software;
→ il Veicolo, che è possibile selezionare tra i veicoli inseriti precedentemente o inserirne uno nuovo;
→ la Data;
→ la Posizione di partenza, digitando il nominativo verranno proposte le località relative;
→ la Posizione di arrivo, digitando il nominativo verranno proposte le località relative;
→ indica se il viaggio è di Sola andata o di Andata e ritorno, spuntando il relativo pulsante.
Tramite l'integrazione con Google Maps, il sistema calcolerà in automatico i chilometri percorsi.
| ➥ | Attenzione Compilando i campi Posizione di partenza e Posizione di arrivo, il campo Costo e Distanza (km) della richiesta di rimborso chilometrico si compileranno in automatico. |
Inoltre, puoi:
→ allegare eventuali foto e documenti;
→ associare il rimborso chilometrico a un viaggio;
→ inserire un'eventuale descrizione;
→ indicare se si tratta di una Spesa anticipata dall'azienda.
| ✎ | Il peso massimo per allegato è di 10 MB. In caso di connessione lenta consigliamo di suddividere il file in più parti e procedere al loro caricamento singolo. Il nome degli allegati viene modificato in "Spesa - Cognome Nome - Data". Per evitare che ciò accada è necessario caricare un file ZIP. In questo modo verrà modificato solo il nome della cartella compressa, mantenendo invariato il nome dei file in essa contenuti. |
Una volta che hai compilato tutti i campi, seleziona per confermare o in base ai tuoi permessi e al tipo di utenza cui sei associato.
Puoi inoltre scegliere la voce Inserisci rimborso e aggiungi un altro in caso tu voglia gestire subito una nuovo rimborso chilometrico.
Attendi il messaggio di conferma della tua richiesta.
Se sei un dipendente, a seconda del tipo di permessi che ti ha dato l'azienda, puoi gestire in autonomia i tuoi rimborsi chilometrici oppure puoi richiederne l'approvazione, l'eliminazione o la modifica.
Se sei un amministratore o un capogruppo puoi inserire i rimborsi chilometrici per un dipendente o per te stesso, sulla base dei tuoi permessi e/o dei gruppi di cui sei responsabile.
Per inserire o richiedere un rimborso chilometrico seleziona Vai alle spese.
Se sei un dipendente, in questa sezione puoi visualizzare le tue spese e il loro stato (in approvazione, approvata o rifiutata).
Se sei un amministratore con i dovuti permessi o un capogruppo, in questa sezione puoi visualizzare e gestire le spese dei dipendenti di cui sei responsabile, oltre alle tue spese se disponi di un'anagrafica dipendente.
Per inserire un nuovo rimborso chilometrico, clicca sul tasto in alto a destra.
Nel menu che si apre, seleziona Nuovo rimborso chilometrico.
Nella schermata che ti appare compila i campi obbligatori, contrassegnati da un asterisco rosso:
→ il nominativo del Dipendente, selezionandolo tra i dipendenti inseriti nel software;
→ il Veicolo, che è possibile selezionare tra i veicoli inseriti precedentemente o inserirne uno nuovo;
→ la Data;
→ la Posizione di partenza, digitando il nominativo verranno proposte le località relative;
→ la Posizione di arrivo, digitando il nominativo verranno proposte le località relative;
→ indica se il viaggio è di Sola andata o di Andata e ritorno, spuntando il relativo pulsante.
Tramite l'integrazione con Google Maps, il sistema calcolerà in automatico i chilometri percorsi.
| ➥ | Attenzione Compilando i campi Posizione di partenza e Posizione di arrivo, il campo Costo e Distanza (km) della richiesta di rimborso chilometrico si compileranno in automatico. |
Inoltre, puoi:
→ allegare eventuali foto e documenti;
→ associare il rimborso chilometrico a un viaggio;
→ inserire un'eventuale descrizione;
→ indicare se si tratta di una Spesa anticipata dall'azienda.
| ✎ | Il peso massimo per allegato è di 10 MB. In caso di connessione lenta consigliamo di suddividere il file in più parti e procedere al loro caricamento singolo. Il nome degli allegati viene modificato in "Spesa - Cognome Nome - Data". Per evitare che ciò accada è necessario caricare un file ZIP. In questo modo verrà modificato solo il nome della cartella compressa, mantenendo invariato il nome dei file in essa contenuti. |
Una volta che hai compilato tutti i campi, seleziona per confermare o in base ai tuoi permessi e al tipo di utenza cui sei associato.
Puoi inoltre scegliere la voce Inserisci rimborso e aggiungi un altro in caso tu voglia gestire subito una nuovo rimborso chilometrico.
Attendi il messaggio di conferma della tua richiesta.