Nella sezione Buste paga, in fase di conferma dei documenti caricati tramite riconoscimento automatico, potresti trovare diverse tipologie di stato del documento.

Vediamo di seguito le casistiche più frequenti.

Lo stato Ratei disallineati è dovuto agli arrotondamenti conseguenti alla conversione da giorni in ore in seguito alla lettura automatica delle buste paga, si tratta di piccoli arrotondamenti ai decimali di ore.

Il disallineamento potrebbe essere anche dovuto ad una variazione effettiva del rateo, conseguente, ad esempio, ad un cambiamento nel contratto lavorativo del dipendente. 

Puoi aggiungere o modificare i ratei di maturazione dei dipendenti all'interno della loro area personale.

Qualora la busta paga caricata riporti lo stesso mese di competenza di una busta paga precedentemente caricata e associata al medesimo dipendente ti viene segnalato nella scheda Buste paga. 

Questo stato può apparire nel caso:

A di un caricamento di un cedolino correttivo di un reale errore;

A in cui la busta paga sia composta da più pagine;

A in cui un dipendente abbia cambiato contratto nel corso dello stesso mese.

Da questa schermata puoi:

A Controllare il file

Per controllare il file seleziona la voce Controlla.

In fase di controllo viene mostrata l'anteprima della busta paga a sinistra e i dati relativi ad essa sulla destra.

Puoi scegliere l'azione da intraprendere tra:

A allegare il file ad una busta paga che è già stata inserita; 

A sovrascrivere la busta paga; 

A creare una nuova busta paga. 

Una volta scelta l'opzione prosegui cliccando Conferma.

A Approvare  rifiutare la busta paga

Puoi approvare o rifiutare più documenti contemporaneamente cliccando sul quadratino in cima all'elenco e selezionando Conferma o Scarta.

Lo stato dipendente disattivato appare quando la busta paga caricata è associata ad un'anagrafica dipendente che è stata disattivata.

Per confermare la busta paga caricata è necessario provvedere all'attivazione del dipendente.

L'associazione della busta paga all'anagrafica dipendente viene effettuata automaticamente tramite l'identificazione del codice fiscale. 

Qualora la busta paga caricata abbia un codice fiscale che non corrisponde ad alcuna anagrafica inserita nella piattaforma, ti viene segnalata nella sezione relativa ai documenti Non riconosciute.

A Aggiungi i dipendenti mancanti

Da questa schermata puoi aggiungere i dipendenti che non sono presenti in anagrafica cliccando sul tasto Inserisci i dipendenti.

Qualora vi siano dipendenti non presenti ma pronti per essere caricati come nuovi dipendenti con i dati estrapolati dalle buste paga, trovi l'icona con il numero dipendenti da inserire, nella sezione laterale accanto alla voce Dipendenti.

A Visualizza il documento

Per visualizzare il documento non riconosciuto cliccando Visualizza sulla relativa riga.

A Allega il documento ad una busta paga o inseriscilo come busta paga

Per allegare il file ad una busta paga già esistente o creare una nuova busta paga manualmente, selezionando il riquadro accanto al nome del file e cliccando rispettivamente su Allega ad esistente e Crea busta paga.

A Elimina il documento

Per eliminare il file, selezionando il riquadro accanto al nome del file e cliccando Elimina.

Nella sezione relativa alle buste paga Non riconosciute trovi anche i documenti che non sono stati riconosciuti dal sistema come file PDF.

Lo stato Formato non riconosciuto appare quando il file caricato non è un PDF nativo o uno ZIP contenente PDF nativi. 

Puoi facilmente verificare il formato del documento caricato provando a selezionare con il cursore dei campi della busta paga. Se non viene effettuata alcuna selezione o se vengono selezionate aree differenti il documento non è in formato PDF.

A Salva il documento come busta paga

Per salvare il documento come busta paga, selezionando l'icona dei tre puntini e cliccando Salva come busta paga.

A Allega il documento ad una busta paga già esistente

Per allegare il documento ad una busta paga già esistente, selezionando l'icona dei tre puntini e cliccando Allega a busta paga già esistente.

A Elimina il documento

Per eliminare il documento, selezionando l'icona dei tre puntini e cliccando Elimina.

Puoi allegare i documenti non riconosciuti ad una busta paga già esistente o creare una busta paga o eliminare tale documento selezionando più file mediante il quadratino posizionato sulle righe degli stessi e cliccando rispettivamente su Allega ad esistente, Crea busta paga o Elimina.

Per tornare alla sezione Buste paga del menu laterale seleziona Chiudi.