Nota Spese
In questa guida
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Per inserire una Nota Spese vai nella sezione Spese e Viaggi del menu laterale a sinistra.
All'interno della sezione clicca in alto a destra il pulsante e seleziona la voce Nuova nota spese.
Nella schermata che si apre sulla destra, indica:
→ il nominativo del Dipendente, selezionandolo tra i dipendenti inseriti nel software;
→ la Data di riferimento;
→ la Categoria, scegliendo tra quelle proposte nel menu a tendina (non possono essere create nuove categorie);
→ un'eventuale Descrizione della spesa;
→ il Costo effettivo della spesa;
→ il Costo rimborsabile della spesa (può non coincidere con il costo totale della spesa).
| ➥ | Attenzione In fase d'inserimento della Nota spese è possibile selezionare le voci Costo sostenuto con carta aziendale o Spesa anticipata dall'azienda. Spuntando una delle due voci, la spesa inserita verrà automaticamente associata ad un costo rimborsabile pari a zero e non sarà possibile modificare tale informazione. |
Nel campo sottostante puoi allegare un file, trascinandolo nella casella o cliccando su di essa e selezionandolo dal tuo computer.
| ✎ | Il peso massimo per un documento allegato è di 10 MB. In caso di connessione lenta consigliamo di suddividere il file in più parti e procedere al loro caricamento singolo. Il nome degli allegati viene modificato in "Spesa - Cognome Nome - Data". Per evitare che ciò accada è necessario caricare un file ZIP. In questo modo verrà modificato solo il nome della cartella compressa, mantenendo invariato il nome dei file in essa contenuti. |
Seleziona poi il viaggio associato, se presente, selezionandolo nel menu a tendina tra i viaggi che hai creato oppure creando un nuovo viaggio.
Terminato l'inserimento dei dati clicca o Salva e crea nuovo.
| ➥ | La data della spesa non può essere successiva alla data del viaggio. |
Nella sezione Spese e Viaggi trovi il riepilogo delle Note spese inserite con:
→ Descrizione della spesa;
→ Data di riferimento della spesa;
→ un eventuale Viaggio associato;
→ il Dipendente a cui la spesa fa riferimento;
→ lo Stato della spesa (Da approvare, approvata, Rifiutata);
→ il Costo rimborsabile della spesa.
Puoi scegliere di visualizzare le spese a seconda dello stato di approvazione: Tutte, Approvate, Da approvare, Rifiutate.
Puoi inoltre effettuare una ricerca tra le spese per descrizione, nome viaggio, dipendente e costo.
Dalla schermata di riepilogo delle spese, puoi selezionare una o più Note Spese per abbinarle direttamente ad un viaggio oppure per dissociarle massivamente da uno o più viaggi.
Per abbinare più spese ad un viaggio, seleziona le spese interessate e clicca Associa viaggio.
Nella finestra che si apre seleziona il viaggio interessato creato in precedenza e clicca .
Per dissociare invece le spese selezionate dai rispettivi viaggi, selezionale e nella finestra che si apre clicca Rimuovi dal viaggio.
Cliccando i tre puntini in corrispondenza della spesa interessata puoi:
scaricare l'eventuale allegato relativo alla nota spese;
duplicare la nota spese;
modificare la nota spese;
eliminare la nota spese.
In alternativa, seleziona la voce Visualizza in corrispondenza della spesa interessata e clicca il tasto Modifica - Duplica - Elimina in base all'operazione richiesta.
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